Agencja często realizuje równolegle kampanie, strony internetowe i materiały kreatywne dla różnych klientów. Każde zlecenie ma własny zakres, terminy, pliki, osoby zatwierdzające i ustalenia dotyczące rozliczeń.
Bitrix24 łączy CRM, projekty i faktury, dzięki czemu zespół może przejść od relacji z klientem do realizacji bez gubienia kontekstu. Informacje o firmie, zadaniach, materiałach i zleceniu pozostają dostępne w ramach uporządkowanego procesu.
Pilnuj odpowiedzialności i terminów
Każdy etap powinien mieć jasno określonego wykonawcę, osobę sprawdzającą i kolejny krok. Zadania oraz terminy pokazują, co wymaga działania i które elementy mogą wpłynąć na harmonogram.
Ma to znaczenie, gdy kilka zespołów pracuje równolegle nad kampaniami, stronami lub materiałami marketingowymi.
Powiąż zlecenie z klientem
Rozmowy handlowe, zakres prac i realizacja dotyczą tej samej relacji. Zacznij od firmy lub kontaktu w CRM, a następnie przełóż ustalenia na projekt z określonym zakresem, terminami i odpowiedzialnościami.
Zespół nie musi odtwarzać historii klienta przy każdym zadaniu ani etapie kampanii.
Rozpisz realizację na etapy
Brief, koncepcja, produkcja, akceptacja i publikacja tworzą czytelny przebieg typowego zlecenia agencyjnego. Umieść te etapy w projekcie, a następnie przypisz zadania, terminy i osoby odpowiedzialne.
- podziel zakres między strategię, kreację i realizację,
- uwzględnij terminy zależne od akceptacji klienta,
- sprawdzaj postęp całego zlecenia.
Trzymaj materiały przy projekcie
Briefy, projekty graficzne, teksty i komentarze klienta są częścią realizacji. Przechowywanie ich przy właściwym projekcie ułatwia ustalenie, nad którą wersją pracuje zespół i co czeka jeszcze na zatwierdzenie.
Przy przekazaniu projektu innej osobie łatwiej zachować pełny kontekst zlecenia.
Połącz projekt z rozliczeniem
Zakres projektu, ustalenia z klientem i rozliczenie powinny być ze sobą powiązane. Zestawienie CRM, projektów i faktur ułatwia przygotowanie dokumentów na podstawie informacji o kliencie oraz realizowanym zleceniu.
Agencja może sprawdzić wykonane prace względem ustalonego zakresu i zachować porządek w dokumentacji.
Ustal proces dla pracy online
Agencja online potrzebuje wspólnych zasad dla osób pracujących w różnych rolach i lokalizacjach. Nazwy projektów, odpowiedzialność za zadania oraz sposób przekazywania materiałów powinny być zrozumiałe dla całego zespołu.
Możesz rozpocząć od jednego typu zleceń i stopniowo stosować ten proces przy kolejnych usługach oraz klientach.
